Verschwundene Urkunden auf Szukajwarchiwach

12.09.2021, Clemens Draschba
Bereich: Wissenswertes für die Familienforschung

Seit Februar 2021 stellen wir regelmäßig fest, dass auf dem polnischen Server Szukajwarchiwach zusehends auch ehemals publizierte digitalisierte Aktenbestände wieder entfernt, gelöscht oder "aus dem Programm" genommen werden, welche in unserem Projekt bereits als Standesamtsregister vollständig indexiert und verlinkt sind.


Verschwundene Urkunden auf Szukajwarchiwach

Zum 1. Juni diesen Jahres wurde der alte polnische Zentralserver szukaywarchiwach.pl abgeschaltet. Seither sollen Familienforscher nur noch den neuen Server unter szukajwarchiwach.gov.pl benutzen. Leider stellen wir bereits seit Februar regelmäßig fest, dass auf diesem neuen Server zusehends auch ehemals publizierte digitalisierte Aktenbestände wieder entfernt, gelöscht oder "aus dem Programm" genommen werden, welche in unserem Projekt bereits als Standesamtsregister vollständig indexiert und verlinkt sind. Gelegentlich erhalten wir Hinweise von unseren Nutzern, dass die Digitalisate nicht mehr erreichbar seien und ob unsere Verlinkung "defekt" sei. Dem ist nicht so.

Vielmehr bemerken wir beim täglichen automatischen Abgleich unseres Datenbestandes mit dem polnischen Zentralserver sehr zeitnah, dass Akten wieder seitens der Archive selbst oder der polnischen Archivverwaltung aus dem Internet genommen wurden. Dies ist auch kein ungewöhnlicher Vorgang, denn Szukajwarchiwach schaltet einzelne Bestände kurzzeitig (meistens tagsüber an Werktagen) kurz "offline", wenn dort Digitalisate oder Verzeichniseinheiten zu den bestehenden Daten neu hinzugefügt werden. Leider sind einige von uns indexierte Bestände inzwischen aber schon seit Februar, April und August nicht mehr erreichbar. Datenschutzrechtliche Gründe für die Entfernung können wir sicher ausschließen. Vielmehr ist es vermutlich auf die internen Arbeitsabläufe unerfahrener (Archiv-)Mitarbeiter zurückzuführen, wenn diese Daten dann nicht wieder online verfügbar gemacht werden. Deshalb haben wir uns entschlossen diese Information zukünftig auch zeitnah mit Euch zu teilen.

Ab sofort kann man in unseren Bestandslisten anhand des roten Szukaj-Logos sehen welche Bestände davon betroffen sind. Wählt man einen solchen Bestand aus, werden auch die gelöschten Verlinkungen in roter Farbe angezeigt und ein entsprechender Hinweistext auf der Seite erläutert den "Verlust" der digitalisierten Daten. Hier ist so ein Beispiel zu sehen:

Aktuell sind, neben anderen Beständen, folgende standesamtlichen Bestände betroffen:

  • 9/532  Königlich Preußisches Standesamt Jungfer  (Kreis Elbing)
  • 64/293 Standesamt Bialla  (Kreis Johannisburg)
  • 64/296 Standesamt Kumilsko  (Kreis Johannisburg)
  • 64/303 Standesamt Rhein  (Kreis Lötzen)
  • 64/332 Standesamt Schaden  (Kreis Sensburg)

Sobald die "verschwundenen Akten" wieder Online verfügbar sind ändert sich die Anzeige in unserem Projekt wieder mit etwas zeitlicher Verzögerung. Sofern es sich dabei um standesamtliche Urkunden handelt, so haben wir natürlich immer im Rahmen der Indexierung der Urkunden Sicherungskopien der Digitalisate erstellt, welche uns weiterhin vorliegen, die wir jedoch aus urheberrechtlichen Gründen nicht online publizieren dürfen. In besonderen Ausnahmefällen und unter Angabe der vollständigen Signatur, Namen und Registernummer, oder besser noch, unter Angabe des aktuellen Links auf die Personenkarte stellen wir in Einzelfällen die gesuchten Urkunden per E-Mail  direkt persönlich zu. Das macht für uns natürlich eine erhebliche zusätzliche Arbeit, weshalb es günstig wäre, wenn wir als "Schwarm der Familienforscher"  gleichzeitig Anfragen direkt an das Archiv oder Szukajwarchiwach stellen, ob und wann die Digitalisate wieder online verfügbar gemacht werden. Wir bitten euch allerdings uns keine Anfragen zu stellen in der Form: "Ich suche die Heiratsurkunde von meiner Urgroßmutter aus Bialla, Sie ist 1945 geflohen und hatte drei Brüder und eine Katze". Solche Anfragen können und wollen wir nicht recherchieren - dafür fehlt uns die Zeit.

Die digitalisierten Aktenbestände, welche direkt auf der Webseite des Archives in Allenstein online publiziert werden sind von diesen Verlusten (bisher) nicht betroffen.

Nachtrag vom 14.10.2021:

Durch eine Nachricht an das Archiv in Lyck und an Szukajwarchiwach von einer unserer Facebook-Followerin Miriam Wimmer sind die standesamtlichen Register und Daten aus dem Archiv Lyck heute wieder online erschienen. Im Falle des Standesamts Kumilsko sind sie sogar um neue Verzeichniseinheiten, jedoch ohne neue Digitalisate ergänzt worden


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